Όταν μια πρόσθετη υποχρέωση δεν χωρά στην ημέρα σου, μια καθαρή απάντηση βοηθά τον άλλον να οργανωθεί. Το αόριστο «θα δω» μπορεί να δίνει χρόνο στη συζήτηση, αλλά αφήνει ανοιχτή μια υπόσχεση που ίσως δεν μπορείς να τηρήσεις.
Το πρώτο βήμα είναι να ξεχωρίσεις τι σου ζητείται. Μια μικρή χάρη μπορεί να απαιτεί μόνο λίγα λεπτά, ενώ μια ανάθεση μπορεί να περιλαμβάνει προετοιμασία, επικοινωνία και ευθύνη για το αποτέλεσμα. Πριν απαντήσεις, χρειάζεται να έχεις καταλάβει και αυτό το λιγότερο ορατό μέρος της δουλειάς.
Πες τι μπορείς να αναλάβεις
Αν μπορείς να βοηθήσεις μόνο σε ένα μέρος, περιέγραψέ το συγκεκριμένα. Για παράδειγμα, μπορείς να διαβάσεις ένα κείμενο μέχρι την επόμενη ημέρα, αλλά να μην έχεις χρόνο να το ξαναγράψεις. Η διάκριση δίνει στον άνθρωπο που ζητά τη βοήθεια μια πραγματική επιλογή. Το ίδιο ισχύει για τον χρόνο. Αλλη απάντηση είναι ότι δεν μπορείς σήμερα και άλλη ότι δεν μπορείς να το αναλάβεις καθόλου. Αν προτείνεις άλλη ημερομηνία, χρειάζεται να είναι εφικτή και για εσένα, ώστε η αναβολή να μην μεταφέρει απλώς την ίδια δυσκολία λίγες ημέρες αργότερα.
Μια εναλλακτική προσφέρεται όταν υπάρχει πράγματι. Δεν χρειάζεται κάθε άρνηση να συνοδεύεται από νέα εργασία, αναζήτηση άλλου ανθρώπου ή δέσμευση για κάποια επόμενη φορά. Διαφορετικά, μια προσπάθεια να περιοριστεί η υποχρέωση μπορεί να δημιουργήσει καινούργιες.
Στη δουλειά, κάνε ορατές τις προτεραιότητες
Όταν ένα νέο αίτημα προστίθεται σε ήδη συμφωνημένες εργασίες, η συζήτηση μπορεί να γίνει πάνω στο πρόγραμμα. Τι χρειάζεται να ολοκληρωθεί πρώτο; Ποια προθεσμία μπορεί να μετακινηθεί; Ποιο μέρος της νέας δουλειάς είναι επείγον; Οι συγκεκριμένες ερωτήσεις βοηθούν να φανεί τι είναι εφικτό με τον διαθέσιμο χρόνο.
Η απάντηση αυτή διαφέρει από μια γενική δήλωση ότι υπάρχουν πολλά να γίνουν. Δίνει πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι συνεργάτες για να πάρουν αποφάσεις. Αν αλλάξει η σειρά των εργασιών, βοηθά να υπάρχει μια σύντομη γραπτή επιβεβαίωση, ώστε όλοι να γνωρίζουν τη νέα συμφωνία. Σε μια προσωπική χάρη, πάλι, η εξήγηση μπορεί να είναι πιο σύντομη. Δεν χρειάζεται να παραθέσεις ολόκληρο το ημερολόγιό σου για να πεις ότι δεν διαθέτεις χρόνο. Αρκεί να είναι σαφές αν η απάντηση είναι αρνητική ή αν προτείνεις κάτι διαφορετικό.
Αν έχεις ήδη πει ναι
Αν κατάλαβες αργότερα ότι δεν θα προλάβεις, ενημέρωσε έγκαιρα. Πες ποιο μέρος έχει ολοκληρωθεί, τι απομένει και πότε μπορείς να παραδώσεις όσα έχεις αναλάβει. Ετσι ο άλλος μπορεί να αποφασίσει αν χρειάζεται να αλλάξει σχέδιο ή να ζητήσει άλλη βοήθεια. Μια νέα συμφωνία χρειάζεται να γίνει αποδεκτή και από τις δύο πλευρές. Το να στείλεις μια ενημέρωση λίγο πριν από την προθεσμία δεν σημαίνει αυτόματα ότι η παράταση εξυπηρετεί τον παραλήπτη. Οσο νωρίτερα γίνει η συζήτηση, τόσο περισσότερος χώρος υπάρχει για πρακτική λύση.
