Μια ομαδική συνομιλία μπορεί να μαζέψει δεκάδες μηνύματα για μια απλή συνάντηση. Οταν η βασική πληροφορία χάνεται ανάμεσα σε αντιδράσεις, φωτογραφίες και παράλληλες κουβέντες, ακόμη και το «πού θα βρεθούμε;» χρειάζεται δεύτερο γύρο.
Μια πρακτική αλλαγή είναι να συγκεντρώνει ένας άνθρωπος το αποτέλεσμα της συζήτησης σε ένα μήνυμα. Ημερομηνία, ώρα, σημείο και ποιοι συμμετέχουν. Αν αλλάξει κάτι, ένα νέο σύντομο μήνυμα μπορεί να αντικαταστήσει την προηγούμενη συνεννόηση. Ετσι δεν χρειάζεται όλοι να διαβάσουν από την αρχή για να βρουν την τελική απόφαση.
Στις ομάδες που χρησιμοποιούνται για δουλειά, βοηθά να είναι σαφές πότε αναμένεται απάντηση. Μια απορία για την επόμενη εβδομάδα και ένα πρόβλημα που εμποδίζει σημερινή εργασία χρειάζονται διαφορετική αντιμετώπιση. Αν κάτι είναι επείγον, γράψε ποια ενέργεια χρειάζεται και μέχρι πότε, με τον τρόπο που έχει συμφωνήσει η ομάδα.
Για πιο ήσυχες ώρες, μπορείς να επιλέξεις σίγαση ή συγκεντρωμένη ανάγνωση σε συγκεκριμένες στιγμές. Αν κάποιος βασίζεται σε εσένα για κάτι άμεσο, μια ξεχωριστή συμφωνία επικοινωνίας βοηθά να γνωρίζει πώς θα σε βρει.
Στην παρέα, η καθυστέρηση στην απάντηση μπορεί να έχει πολύ απλή εξήγηση. Οι άνθρωποι εργάζονται, οδηγούν, φροντίζουν άλλους ή έχουν αφήσει το κινητό στην άκρη. Ενα μήνυμα που δίνει αρκετό χρόνο για απόφαση κάνει ευκολότερη τη συμμετοχή περισσότερων.
